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Comment entretenir une machine à affranchir ?

Aujourd’hui, les entreprises ont compris qu’elles doivent se moderniser, pour être beaucoup plus efficaces et compétitives. C’est pour poursuivre cet objectif d’amélioration que la plupart d’entre elles ont décidé de faire confiance à la machine à affranchir pour optimiser l’envoi de courrier. S’il s’agit d’une bonne décision et que le retour sur investissement est acceptable, la question de l’entretien se pose aussi. Comment faut-il s’y prendre pour entretenir une machine à affranchir ?

Qu’est-ce qu’une machine à affranchir ?

La machine à affranchir est un équipement de plus en plus utilisé dans les entreprises pour lesquelles l’affranchissement joue un rôle important. Depuis quelques années, cette machine est présente dans de nombreuses structures, mais il y a encore un cruel manque d’expertise par rapport à elle. La mission principale de cet équipement est d’affranchir électroniquement le courrier. 

La conséquence est que son traitement devient beaucoup plus simple, ce qui représente une réduction considérable du coût des envois par la poste. Pour une entreprise qui cherche à faire des économies, la machine à affranchir est une occasion à saisir. Toutefois, comme n’importe quel appareil, cet équipement a, lui aussi, besoin d’entretien. Vous trouverez d’ailleurs les meilleures cartouches pour machines à affranchir sur www.you-print.fr.  

Comment se fait la maintenance d’une machine à affranchir ? 

La machine à affranchir possède un statut assez particulier. En effet, en dehors de la location, les entreprises peuvent difficilement se procurer un tel appareil. Si une société souhaite en utiliser une, elle doit obligatoirement contacter un concessionnaire. Cette configuration a inévitablement un impact sur les procédures d’entretien de la machine. En effet, le locataire doit demander un service de maintenance dans le contrat avant de le signer. 

Il revient donc au fournisseur de garantir cette prestation, et pour cela, il doit bénéficier d’un plateau technique et d’une équipe de techniciens compétents. 

Quant à la maintenance, les concessionnaires se reposent d’abord sur le modèle de l’appareil, mais essentiellement, on peut retenir deux grandes étapes. 

La maintenance à distance 

Elle se fait généralement à travers vidéo-conférence ou par appel. De cette manière, le technicien en charge de la machine peut travailler sur l’équipement sans pour autant avoir à se déplacer. L’avantage avec la téléassistance technique est que le service est opérationnel 7 jours/7.  

L’entretien sur place

Dans certains cas de figure, le dépannage à distance peut se révéler inefficace. Le service en charge de la maintenance de l’appareil est donc obligé de se rendre dans l’entreprise pour travailler. Si la panne est mineure, il ne faut que quelques heures pour s’en occuper. Cependant, en cas de problème majeur, les travaux peuvent s’étaler sur plusieurs jours. 

Il faut également rappeler que la durée des travaux va dépendre du fournisseur que vous choisissez. 

Le travail de l’équipe en charge de la maintenance va beaucoup plus loin que du simple entretien. En effet, après leur passage, ils donnent toujours des conseils avisés à l’entreprise sur le mode de fonctionnement, l’utilisation, les erreurs à ne pas commettre, etc. En cas d’utilisation régulière, la cartouche d’encre de la machine s’épuise vite et il faut la remplacer. Les techniciens montrent ou rappellent également aux utilisateurs comment s’y prendre. Tous ces conseils sont importants, et il faut en tenir compte. 

Comment prendre soin soi-même d’une machine à affranchir ?

La majeure partie de l’entretien de la machine à affranchir est à la charge des professionnels, mais vous pouvez également y aller du vôtre. En effet, vous pouvez par exemple changer la cartouche d’encre lorsqu’elle est en fin de vie ou prendre soin de la tête d’impression. En plus d’être relativement simples, ces gestes vous permettent de préserver durablement votre équipement.

La maintenance régulière de la machine à affranchir 

Il s’agit plus exactement d’un nettoyage courant qu’autre chose. Vous pouvez entre autres éliminer les taches d’encre dès qu’elles se manifestent ou dépoussiérer la machine. 

Comment nettoyer les têtes d’impression ?

Quelle que soit l’utilisation que vous faites de votre machine à affranchir, vous devez vous attendre à ce que ses performances baissent par moment. Cela est généralement dû à l’environnement, mais également à la poussière qui pourrait s’y incruster. Par ailleurs, vous devez également débarrasser les buses des restes d’encre avant d’utiliser la machine. C’est un scénario qui est assez fréquent, surtout lorsque l’équipement a été laissé de côté pendant une bonne période. 

Comment fonctionne une machine à affranchir ?

Lorsque vous louez une machine à affranchir, elle est livrée avec une multitude d’accessoires. Les plus récurrents sont :

  • Le scanner ;
  • La plateforme de réception ;
  • L’écran tactile ;
  • Le pèse-colis ;
  • Etc.

Pensez également à acheter une Cartouche pour machine à affranchir NEOPOST IS420. Il faut cependant retenir que le nombre d’accessoires ne va en rien influencer les performances de la machine. C’est d’ailleurs pourquoi il faut prendre les bons renseignements et définir des critères précis avant de se lancer dans la location d’une machine à affranchir. 

Quant à son utilisation, elle est relativement simple, et la plupart des personnes qui s’en servent n’ont pas reçu de réelle formation. Toutefois, cela dépend encore du modèle, et pour les plus complexes, il faut effectivement se faire former par le concessionnaire.

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